Основные ошибки при внедрении систем автоматизации

Сегодня многие склады внедряют в свою работу автоматизированную систему, облегчающую работу персонала. Но при внедрении этой системы большинство предприятий допускают ряд ошибок, одинаковых даже для компаний, работающих в различных сферах.

Стандартные ошибки

Все ошибки, с которыми проходит автоматизация склада, условно подразделяется на три категории:

• ошибочная постановка целей – проблемы могут возникнуть на всех стадиях выполнения проекта, если цели были поставлены неточно или неправильно. Также ошибки возникают, если во время работы, цели менялись или их достижение не стало приоритетным заданием стратегического менеджмента;
• ошибки на этапе внедрения – появляются на отдельно взятом этапе осуществления проекта, в связи с его особенностями и характерной спецификой;
• ошибки управления – также могут возникнуть на любой стадии из-за отсутствия грамотной команды, слабых контролирующих мер, принятия неправильных управленческих решений, низкой мотивации персонала.

Постановка целей

Проблемы при постановке целей проекта, как правило, проявляются еще при принятии решения о его создании и реализации. Главная задача автоматизации заключается в проработке ответов на единственный вопрос: «Для чего нужен этот проект данной организации?» Ответов можно найти много, например: «Проект необходим для:

• максимальной точности проведения учетных операций с товарно-материальными ценностями;
• более рационального использования территории склада;
• сокращения временных затрат на осуществление различных манипуляций;
• минимизации нерезультативных операций;
• снижения количества потерь товарных ценностей, связанных с завершением срока их срока годности или реализации:
• уменьшения объемов финансовых средств, затрачиваемых на выплату зарплат путем сокращения штата;
• минимизации роли «человеческого фактора» в складской деятельности и пр.

Определение цели – самый важный этап проекта. К примеру, главная цель автоматизации склада – минимизировать убытки, которые приносит складу завершение срока годности товаров. В данном случае, главными задачами системы управления складом станут те, которые позволят осуществлять выборку продукции по дате ее изготовления.

При этом «зацикливаться» на мысли, что для достижения цели необходимо будет затрачивать дополнительные финансовые и человеческие ресурсы, не нужно. А они потребуются, ведь «инструментами» для достижения данной цели станут решения о внедрении штрих-кодов с указанием срока годности для внутренней складской маркировки и о покупке оборудования, способного их считывать.

Основные этапы проектов

Любой проект подразделяется на несколько обязательных этапов:

• исследование сегмента – мониторинг операций, времени, затрачиваемого на их осуществление, видов работ и ресурсов, необходимых для их выполнения и т.д. Глубокий анализ позволит четко определить цели проекта;
• проектирование логистической составляющей работы – оптимизация процессов обработки грузов, изучение оборудования, используемого для этой работы, определение оптимального количества сотрудников:
• создание системы и разработка ее дизайна – перенос функционала автоматизированной системы на рабочий процесс, выявление «разрывов», принятие решения о внедрении системы в складскую деятельность, ее настройка и интеграция с другими системами, обучение персонала и пусконаладочные работы.

Типичные проблемы внедрения АСУ

На начальной стадии потребуется работать с массой документов. Очень важно правильно и своевременно согласовывать их между собой, иначе не избежать срыва сроков. Также проблемы могут возникнуть из-за стремления сделать проект «идеальным», что потребует увеличения его бюджета.

Не попасть в такую ситуацию можно, если еще при разработке детального проектного плана, договориться об интеграционном процессе, документировать его основные положения и учитывать их при реализации проекта.

Дизайнерская составляющая заключается в выборе наиболее эффективного способа реализации всех отклонений от принятого макета проекта, учитывая, что изменения, внесенные в кодировку, нужно протестировать.

Уровень автоматизации задач

Каждая задача может иметь собственную схему автоматизации, поскольку ее реализация может быть разной – как в виде ручного формирования задач, так и в виде их автоматической постановки. Чтобы не сбиться с толку, следует всегда помнить о временном параметре исполнения проекта, а также не выступать в роли независимого эксперта между подразделениями и отделами. Ориентироваться стоит на точку зрения специалистов по данному вопросу, поскольку они, в итоге, станут единственными пользователями разработанной для них системы.

Увольнение персонала

Даже очень успешно внедренный проект может стать причиной увольнения консервативно настроенных сотрудников. Чтобы предупредить это явление, необходимо заранее объяснить сотрудникам причину внесения кардинальных изменений в их работу организовать тренинг или курс по ознакомлению с новой системой, подготовить инструкции.

Но менеджеры по кадрам должны нормально относиться к возможным увольнениям – это «плата» за внедрение инновационных методов работы. А еще лучше, подготовить кадры, которые можно будет оформить на работу при увольнении людей со своих должностей. Например, это будет целесообразным, если удерживать теперешние кадры с финансовой точки зрения более затратно, чем внедрять в работу «свежую кровь», ведь при формировании новых условий работы, активность только набранных людей увеличивается и их адаптация проходит быстрее.

Но не забывайте, что при переходе на автоматизированную систему, необходимо очень строго контролировать:

• финансовый аспект работы с персоналом (то, во сколько его содержание обходится работодателю);
• временной фактор (то, насколько быстро выполняется та или иная операция);
• качественный момент (насколько получаемое качество работы соответствует ожиданиям).

Нарушение сроков реализации проекта

Это одна из типовых проблем, которая, тем не менее, решается достаточно просто – путем минимизации зависимости результата от факторов, вызвающих задержки. Этому способствует составление календарного графика реализации проекта, определяющего ход выполнения каждого этапа, их последовательность, точки контроля.

Благодаря такому графику, можно распределить задачи и закрепить их за конкретными исполнителями, что позволит контролировать ход выполнения работы, в целом. Также необходимо запланировать время, которое отводится на налаживание взаимодействия между представителями заказчика и исполнителя.

Запомните – точный и согласованный график, с реальными сроками обнуляет возможность выхода проекта за установленные временные рамки, особенно, если в него заложено время на решение форс-мажорных ситуаций.

Люди, люди, люди…

Затраты на проект могут увеличиться, если выполнение исходных целей будет затягиваться из-за необходимости достижения новых, неучтенных ранее задач. В принципе, это нормально, но лучше откладывать решение подобных задач на следующие стадии развития автоматизированной системы.

Целесообразно подготовить проект в отведенное время, пусть даже уровень его автоматизации позволит достичь только основных целей, чем увеличивать обороты системы до тех пор, пока участники просто потеряют к ней интерес.

Не пропустить этот момент крайне важно, ведь в сфере компьютерных технологий на итоговый результат, в первую очередь, влияют люди. То есть, пресловутый «человеческий фактор» играет важную роль, поэтому руководству нужно чутко следить за «командным духом», чтобы вовремя отреагировать на его упадок.

Еще одна проблема – разный уровень профессионализма у исполнителей и заказчиков, в результате чего возникают разногласия между готовым проектом и теми ожиданиями, которые на него возлагались. Значит, если у исполнителя нет квалифицированных сотрудников или наличие «компьютерщиков» не предусмотрено штатным расписанием, стоит нанять специалистов извне и доверить им контроль над разработкой, внедрением и выполнением проекта.

Выводы

Конечно, это далеко не все ошибки и риски, но именно они являются ключевыми. Предупредить возникновение этих проблем поможет опыт и квалификация сотрудников, участвующих в реализации проекта. Именно от их профессионализма в сфере автоматизации складской деятельности зависит успешность внедряемого проекта.